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如何管理大型项目文档库

发布时间:2019-09-12 18:58:41

如果您的项目生成大量的文档,那么文档库的管理可能会需要很多的时间。很多大型项目会产生大量的文档,数量会因为项目的类别有所不同,有时会产生成百上千,甚至成千上万的文档,一个经常被忽视的问题就是对这些文档的组织和管理。越来越多的公司采用了文档管理工具,但是您依然需要员工来负责整个文档的管理过程。

为了解决文档管理问题,第一步就是建立一个文档库,这可能是一个基于工具的资料库或是一个简单的文件夹结构,建立一个优秀的、易于组织、存储和提取的文档库需要大量的工作和努力。这些工作中的大部分可以分配给一个资料库管理员。

资料库管理员的责任是对项目中的文档进行管理,如果您的项目生成了很多文档,那么这一职位就需要付出更多的时间,尤其是在项目开始之前。资料库管理员的任务可以由一个或多个团队成员兼职担任,担当此重任的人员必需是称职的文书人员,当然,最好是一位富有经验的团队成员,资料库管理员的职责包括:

文档库的组织和协调; 建立、管理和执行文档标准并监控它们的状态; 确认并解决文档库中存在的问题; 确定对哪些文件进行存档或对哪些旧文件进行清理。 资料库管理员还负责创建资料库的访问规则,这是您的文档管理计划中的重要环节,访问规则确定了谁可以访问、阅读、升级以及在资料库中添加文档。

大部分文档都是可以被整个团队成员阅读的,但是有些文档可能需要更高的安全级别;同时,您还应该清楚地知道哪些文档是团队成员可以进行升级的。总而言之,创建文档的人应该是唯一可以修改文档的人,例如,如果项目经理创建了项目规则,那么他应当是唯一可以修改这个文档的人。

资料库管理员还应当定期对资料库进行检查,并对文档管理流程进行评估,应当确保文档管理流程工作正常而且符合公司、项目组和利益相关方的需求。

通常,文档管理在项目中不是很受重视,而发现其重要性的时候,往往已经太晚了,您的项目已经被毫无希望地埋葬了。因此,我建议项目团队应当退后一步来控制混乱的局面,当然,一位具有前瞻性的项目经理可以预见到这一问题,并且早就创建了适当的文档管理方法。

责任编辑:张琎

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